Повтарящи се срещи с пренасяне на задачите

Седмичният статус, планирането на спринта, редовната среща с клиент: това са срещите, в които се губят най-много задачи, защото всяка следваща се води все едно предишната не се е случила. Minuvo пренася отвореното от предишния път в началото на записките на следващата. За да работи това, трябва да разберете едно нещо: как продуктът решава, че две срещи са една и съща.

Няма календар, има заглавие

Инструментите с бот в срещата знаят кое повторение на коя календарна покана е. Minuvo записва аудио от вашия компютър и не вижда покана. Единственият траен сигнал е заглавието, което сте дали на срещата. Затова поредицата се определя от заглавието, и нарочно консервативно: когато не е сигурно, две срещи просто не са поредица.

Правилата:

• Датите и номерата се махат. „Планиране на спринта #14“ и „Планиране на спринта - 2 септември“ са една поредица. Число в заглавието почти винаги е нещото, което отличава едното повторение от другото, така че се игнорира.
• Думите за период се махат. Месеци, дни от седмицата, „седмичен“, „месечен“, „спринт“, „daily“, „weekly“. „Daily Sync понеделник“ и „Daily Sync“ са едно.
• Главни и малки букви нямат значение.
• Твърде късо заглавие не е поредица. „Среща“ е това, което човек пише, когато не е кръстил срещата. Две такива не са една поредица, защото иначе ангажиментите от разговор с клиент биха се пренесли в несвързан статус.
• Прозорецът е 60 дни. Предишната среща от поредицата трябва да е от последните два месеца. По-стара се брои за приключена история, не за продължение.

Какво се пренася

Когато нова среща попадне в поредица, записките ѝ започват с част „От предишния път“: отворените задачи и въпроси от последната среща в поредицата. Всяка от тях получава един от три статуса, определен от това, което се е казало в новата среща:

• Приключена. В новата среща е казано, че е свършена.
• Продължава. Спомената е като все още отворена или в работа.
• Неспомената. Никой не е казал нищо за нея.

Третият статус е причината тази функция да съществува. Задача, за която никой не е споменал нищо две срещи подред, или е свършена тихо, или е умряла тихо. И в двата случая някой трябва да попита кое от двете, и записките му го показват, вместо да го оставят да се сети сам.

Как да наименувате срещите

Едно правило: едно и същo име за едно и същo нещо, всяка седмица. Ако искате да сложите датата, сложете я; ще бъде махната. Ако искате да сложите номер, сложете го; ще бъде махнат. Но основата трябва да е една и съща.

Работи: „Статус - маркетинг“, „Статус - маркетинг 9.09“, „статус маркетинг седмица 37“.

Не работи: „Статус - маркетинг“ и после „Маркетинг - статус“. Редът на думите е част от името.

Заглавието може да го дадете преди записа, в приложението, или след него, в браузъра. Ако не дадете, Minuvo предлага заглавие от съдържанието, но за поредица е по-добре да е ваше и постоянно.

Пример

Първи вторник, „Статус - Аргус“: записките завършват с отворена задача „Мартин да провери възможността за интеграция“ и отворен въпрос „Плаща ли се интеграцията отделно?“.

Втори вторник, пак „Статус - Аргус“: записките започват с „От предишния път“. Мартин е казал, че интеграцията е възможна, но с ограничение: задачата е приключена. За плащането никой не е казал нищо: въпросът е неспоменат и стои най-отгоре, за да го зададе някой.

Трети вторник: ако въпросът за плащането пак не се спомене, той пак ще е там. Няма да изчезне, докато някой не му отговори или не го изтрие изрично.

Какво не прави

• Не пренася нищо между срещи с различни заглавия, дори да са с едни и същи хора.
• Не пренася от среща, по-стара от 60 дни.
• Не използва гласовете, за да реши кой е присъствал. Няма гласови профили между срещите; говорителите се именуват за всяка среща отделно.