Бележки от среща: шаблон в пет части

Добрите бележки от среща се разпознават по едно свойство: човек, който не е бил в стаята, ги чете за две минути и знае какво да направи. Не какво се е говорило. Какво да направи. Шаблонът долу е направен точно за това и е същият, по който Minuvo подрежда записките си, така че ако го използвате на ръка, ще получите същия документ, само по-бавно.

Петте части, в този ред

1. От предишния път

Ако срещата е повтаряща се, започнете с това, което е било отворено предния път, и срещу всяко напишете едно от три: приключено, продължава, не се спомена. Третото е най-важното. Задача, за която никой не е споменал нищо две срещи подред, или е свършена тихо, или е умряла тихо, и някой трябва да попита кое от двете.

За среща, която се случва веднъж, тази част просто липсва.

2. Резюме

Три до пет изречения. За какво беше срещата, къде се стигна, какъв е тонът. Пишете го така, както бихте го казали на колега в коридора: „Аргус искат демо до края на месеца, ние казахме, че можем, но без интеграцията с тяхната система. Мартин пое да провери дали изобщо е възможна.“

Резюмето не е място за подробности. Ако имате нужда от повече от пет изречения, значи или срещата е била две срещи, или подробностите трябват в следващите части.

3. Решения

Едно решение на ред, изречение с глагол в минало време: „Решихме, че демото ще е на тестови данни.“ Не „обсъдихме демото“. Обсъждането не е решение.

Всяко решение е добре да носи препратка към момента, в който е взето: часа в записа, ако има запис, или името на човека, който го е формулирал. Целта е, когато след месец някой каже „аз не помня да сме решавали това“, да има към какво да се върнете.

4. Задачи

Три колони: какво, кой, до кога. Ако една от трите липсва, оставете я празна, но не измисляйте. Празният срок е по-честен от „скоро“ и напомня, че някой трябва да го поиска.

Правило, което спестява много: задача с двама отговорници няма отговорник. Изберете един и напишете другия в „какво“.

5. Отворени въпроси

Всичко, което беше повдигнато и не беше решено. Формулирайте го като въпрос, с въпросителна: „Ще плаща ли клиентът за интеграцията отделно?“ Въпросът е нещото, което ще се пренесе в част 1 на следващата среща.

Пример

Ето как изглежда една реална кратка среща в този шаблон, с измислени имена:

Среща с клиента - Аргус, 3 септември, 42 минути.

От предишния път: Да изпратим офертата - приключено. Да уточним срока за пилота - продължава.

Резюме: Аргус са прегледали офертата и искат демо преди да подпишат. Единственото притеснение им е интеграцията със съществуващата им система. Договорихме демо на тестови данни до края на месеца и отделен разговор за интеграцията.

Решения: Демото ще е на тестови данни, не на техни. Интеграцията се обсъжда отделно, след демото.

Задачи: Мартин Петров - да провери техническата възможност за интеграция, до 10 септември. Елена - да подготви тестовите данни за демото, до 20 септември.

Отворени въпроси: Ще се плаща ли интеграцията отделно? Кой от тяхна страна ще присъства на демото?

Дванайсет реда. Човек, който не е бил там, знае какво се очаква от него.

Три грешки, които правят шаблона безполезен

• Да пишете хронологично. „Първо говорихме за X, после за Y.“ Никой не чете бележките, за да преживее срещата отново. Подредете по вид, не по време.
• Да смесвате решения и задачи. „Ще направим демо“ е решение, ако е за това дали; задача, ако е за това кой и кога. Често е и двете и тогава пишете и на двете места.
• Да пропускате отворените въпроси, защото са неудобни. Неудобният въпрос, който не е записан, се появява отново в най-неподходящия момент.

Какво прави Minuvo с този шаблон

Точно това, само че от записа на срещата. Записките са в същите пет части и в същия ред, решенията носят времеви маркери към транскрипта, задачите имат отговорник и срок, когато са казани, а отвореното се пренася в следващата среща със същото заглавие само. Ако предпочитате да пишете на ръка, шаблонът е ваш. Ако предпочитате да говорите, ето какво остава след срещата.